Office Agent — Công việc Chuyên nghiệp Hỗ trợ AI | EXXY AI Studio

Công việc chuyên nghiệp bao gồm một luồng liên tục các tài liệu, công việc nghiên cứu, briefing và thư từ cần thời gian và sự chú ý nhưng không phải lúc nào cũng đòi hỏi mức độ chuyên môn cao nhất để tạo ra. EXXY Office Agent — một phần của EXXY AI Studio bởi Unimelabs — xử lý lớp công việc chuyên nghiệp này: soạn thảo tài liệu, tiến hành và tổng hợp nghiên cứu, tạo briefing và quản lý điều phối công việc — với các nguồn được trích dẫn và phê duyệt human-in-the-loop trước khi bất cứ điều gì rời khỏi workspace.

EXXY Office Agent là gì?

EXXY Office Agent là bảng năng suất chuyên nghiệp đa năng trong EXXY AI Studio. Nó xử lý nhiều loại tài liệu và công việc nghiên cứu mà các nhóm chuyên nghiệp tạo ra hàng ngày: thư từ, briefing, tóm tắt, báo cáo nghiên cứu, cập nhật dự án, đề xuất và các tài liệu chuyên nghiệp có cấu trúc của tất cả các loại.

Office Agent khác biệt với các bảng chuyên biệt trong EXXY AI Studio. Đại lý Phân tích BIM làm việc với dữ liệu mô hình 3D. Bảng Tài liệu và Tuân thủ xử lý đặc kỹ thuật và xem xét pháp lý. Meeting Assistant xử lý âm thanh cuộc họp và tạo ra biên bản có cấu trúc. Office Agent bao gồm lớp năng suất chuyên nghiệp rộng hơn.

Giống như mọi tính năng trong EXXY AI Studio, Office Agent hoạt động với xem xét human-in-the-loop. Mỗi tài liệu nó soạn thảo và mỗi tổng hợp nghiên cứu nó tạo ra được trình bày cho người dùng để xem xét, chỉnh sửa và phê duyệt trước khi phân phối.

Soạn thảo tài liệu

Office Agent soạn thảo các tài liệu chuyên nghiệp từ brief, hướng dẫn hoặc mẫu. Người dùng mô tả những gì họ cần — hoặc cung cấp cấu trúc bắt đầu — và đại lý tạo ra bản nháp hoàn chỉnh:

• Thư từ — email, thư và thông tin liên lạc chính thức đến khách hàng, tư vấn, nhà thầu và cơ quan.
• Báo cáo chuyên nghiệp — báo cáo trạng thái dự án, tóm tắt kỹ thuật, báo cáo thẩm định và briefing quản lý.
• Đề xuất và hồ sơ nộp — phản hồi đấu thầu, tài liệu biểu thị quan tâm, tuyên bố năng lực và đề xuất dự án.
• Tài liệu cuộc họp — chương trình nghị sự trước cuộc họp, tóm tắt sau cuộc họp và tài liệu cập nhật dự án.
• Hợp đồng và thỏa thuận — soạn thảo điều khoản và tài liệu hỗ trợ để pháp lý chuyên nghiệp xem xét.

Nghiên cứu và tổng hợp

Office Agent tiến hành các công việc nghiên cứu thay mặt người dùng, dựa trên các nguồn cơ bản — bộ tài liệu riêng của dự án, cơ sở kiến thức nhúng của EXXY, và khi thích hợp, thông tin hiện tại được truy xuất qua tìm kiếm web cơ bản.

Các đầu ra nghiên cứu luôn bao gồm trích dẫn. Khi Office Agent dựa trên một tài liệu, điều khoản hoặc nguồn cụ thể, nó đặt tên và liên kết nguồn đó trong đầu ra. Điều này cần thiết cho việc sử dụng chuyên nghiệp: tổng hợp nghiên cứu không thể được xác minh không hữu ích trong bối cảnh chuyên nghiệp.

Các công việc nghiên cứu phổ biến:

• Nghiên cứu quy chuẩn và tiêu chuẩn — tìm và tóm tắt các quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn và yêu cầu pháp lý áp dụng.
• Nghiên cứu nền kỹ thuật — thu thập và tổng hợp thông tin kỹ thuật về vật liệu, hệ thống hoặc phương pháp liên quan đến dự án.
• Nghiên cứu tiền lệ dự án — xác định và tóm tắt các dự án so sánh, tiền lệ thiết kế hoặc nghiên cứu điển hình.

Tạo briefing

Office Agent tạo ra các briefing có cấu trúc từ thông tin đầu vào — ghi chú cuộc họp, dữ liệu dự án, đầu ra nghiên cứu hoặc ngữ cảnh do người dùng cung cấp. Các briefing cô đọng thông tin phức tạp thành tóm tắt rõ ràng, có cấu trúc phù hợp cho người ra quyết định, khách hàng hoặc thành viên nhóm cần ngữ cảnh mà không có chi tiết.

Các loại briefing bao gồm:

• Briefing trạng thái dự án — tóm tắt ngắn gọn về tiến độ dự án, quyết định và các mốc sắp tới.
• Briefing kỹ thuật — giải thích có cấu trúc về các chủ đề kỹ thuật, hệ thống hoặc yêu cầu cho khán giả không chuyên.
• Briefing vấn đề — tóm tắt rõ ràng về vấn đề hoặc câu hỏi cụ thể, với ngữ cảnh, tùy chọn và các hành động được khuyến nghị.
• Briefing pháp lý và tuân thủ — tóm tắt các yêu cầu áp dụng, thời gian và trạng thái tuân thủ cho một dự án hoặc khu vực pháp lý cụ thể.

Sự khác biệt với Meeting Assistant

Meeting Assistant được thiết kế đặc biệt cho các quy trình cuộc họp. Nó tham gia các cuộc gọi video trực tiếp, ghi âm và phiên âm theo thời gian thực, trích xuất quyết định và hành động từ cuộc trò chuyện nói, và tạo ra biên bản cuộc họp có cấu trúc.

Office Agent xử lý các công việc chuyên nghiệp bằng văn bản. Đầu vào của nó là văn bản: hướng dẫn, brief, tài liệu, gợi ý nghiên cứu và ngữ cảnh dự án. Nó không xử lý âm thanh hoặc tham gia cuộc gọi.

Hai bảng bổ sung cho nhau: Meeting Assistant ghi lại những gì đã được thảo luận và quyết định trong cuộc họp; Office Agent soạn thảo các tài liệu và thông tin liên lạc xuất phát từ những quyết định đó.

Các nguồn được trích dẫn và đầu ra được xác minh

Mỗi yêu cầu, tham chiếu và thông tin mà đại lý bao gồm trong tài liệu hoặc tổng hợp nghiên cứu được quy cho một nguồn. Các nguồn được tham chiếu nội tuyến, cho phép người xét duyệt xác minh từng thông tin dựa trên nguồn gốc của nó.

Nguồn có thể bao gồm: Tài liệu dự án đã tải lên (đặc kỹ thuật, hợp đồng, báo cáo, bản vẽ); cơ sở kiến thức chuyên nghiệp nhúng của EXXY; kết quả tìm kiếm web cơ bản (với URL và ngày truy cập); và đầu ra từ các bảng EXXY AI Studio khác.

Phê duyệt human-in-the-loop

Mọi đầu ra Office Agent đều đi qua xem xét human-in-the-loop trước khi rời khỏi workspace:

1. Đại lý tạo ra tài liệu nháp, tổng hợp nghiên cứu hoặc briefing.
2. Tài liệu xuất hiện trong bảng xem xét với các phần được đánh dấu rõ ràng.
3. Người dùng đọc, chỉnh sửa, chấp nhận hoặc từ chối các phần riêng lẻ.
4. Nội dung được phê duyệt được xuất; nội dung bị từ chối quay trở lại hàng đợi soạn thảo với ghi chú của người dùng.
5. Quyết định xem xét được ghi lại với thông tin đăng nhập người dùng và dấu thời gian.

Các trường hợp sử dụng chuyên nghiệp

Công ty kiến trúc và kỹ thuật sử dụng Office Agent để soạn thảo thư từ với khách hàng, báo cáo dự án, các phần đề xuất và briefing kỹ thuật — giảm gánh nặng hành chính cho nhân viên cấp cao.

Quản lý dự án và điều phối viên sử dụng nó để tạo ra báo cáo trạng thái dự án, chương trình nghị sự cuộc họp và briefing nhóm hiệu quả, dựa trên ngữ cảnh dự án đã có trong EXXY AI Studio.

Nhóm phát triển kinh doanh sử dụng nó để soạn thảo đề xuất, tuyên bố năng lực và tài liệu nộp, với tổng hợp nghiên cứu dựa trên lịch sử dự án của công ty và các yêu cầu brief cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

EXXY Office Agent là gì?

EXXY Office Agent là bảng năng suất chuyên nghiệp đa năng trong EXXY AI Studio của Unimelabs. Nó soạn thảo tài liệu, tiến hành và tổng hợp nghiên cứu, tạo briefing có cấu trúc và quản lý các công việc viết chuyên nghiệp — tất cả với các nguồn được trích dẫn và xem xét human-in-the-loop trước khi đầu ra.

Office Agent khác với chatbot AI thông thường như thế nào?

Office Agent được cơ bản trong bộ tài liệu riêng của dự án và hoạt động trong quy trình EXXY AI Studio, với xem xét bắt buộc trước khi bất kỳ đầu ra nào rời khỏi workspace. Các chatbot AI thông thường tạo ra văn bản không được cơ bản, không được trích dẫn mà không có cổng xem xét chuyên nghiệp. Các đầu ra Office Agent có thể xác minh, trích dẫn và kiểm tra.

Office Agent có thay thế Meeting Assistant không?

Không. Office Agent xử lý các công việc chuyên nghiệp bằng văn bản được điều khiển bởi hướng dẫn văn bản. Meeting Assistant xử lý âm thanh cuộc họp trực tiếp và đã ghi âm, phiên âm và các đầu ra cụ thể cuộc họp. Hai bảng bổ sung cho nhau trong quy trình chuyên nghiệp.

Tôi có thể tải lên tài liệu riêng để Office Agent sử dụng không?

Có. Các tài liệu được tải lên dự án có sẵn cho Office Agent như các nguồn cơ bản. Đại lý trích dẫn các đoạn cụ thể từ các tài liệu đã tải lên trong các đầu ra của nó, và người xét duyệt có thể xác minh từng trích dẫn dựa trên nguồn.

Đầu ra pháp lý hoặc tài chính từ Office Agent có phù hợp để sử dụng trực tiếp không?

Tất cả các đầu ra Office Agent đều cần xem xét của con người trước khi sử dụng chuyên nghiệp. Các tài liệu liên quan đến vấn đề pháp lý, tài chính hoặc pháp lý phải được xem xét bởi các chuyên gia đủ trình độ trong lĩnh vực liên quan trước khi chúng được sử dụng, nộp hoặc phân phối. Office Agent tạo ra bản nháp để chuyên gia xem xét, không phải là tài liệu thẩm quyền cuối cùng.

Khám phá EXXY Office Agent và bộ đầy đủ EXXY AI Studio tại unimelabs.com.